Светы опытных бизнесменов: Подписывайте все чеки

Деньги – это кровь, питающая любую структуру человеческого общества, будь то крупная промышленная компания, колледж, страна, благотворительный фонд или семья. Движение денег в бизнесе, их поступление и отток, подобны кровообращению. Денежные средства – то, что остается в банке после оплаты всех счетов. Счета оплачиваются чеками. Чеки обеспечивают живые деньги. Компания, несущая финансовые потери, напоминает истекающее кровью тело (вспомните фразу «словно от сердца оторвал»). Работая со счетами, вы будете держать руку на пульсе кровеносной системы компании.

Вы быстрее разберетесь в работе предприятия, его управлении, корпоративной политике, если, подписывая чеки, будете задавать вопросы. «Что за компания? Чем занимается? Почему мы пользуемся их услугами? Как давно? Какие они имеют достижения?» и так далее, в том же духе. Вы можете интересоваться сотрудниками, телефонной службой, системой страхования, оплатой аренды, бухгалтерией, садовниками – всеми, кому вы платите.

То, как расходуются деньги, является доказательством приоритетов фирмы. Главным для предприятия, вкладывающего средства в научные исследования и дальнейшее развитие производства, будут инновации и выпуск современной продукции. Размер и направление денежных трат – мера развития стратегии бизнеса. Если организация объявляет своей основной задачей обучение чтению первоклашек, но ни копейки не потратит на закупку учебников и зарплату учителям, то тот, кто подписывает чеки, понимает, что это направление финансируется недостаточно. Работа со счетами заключается в поиске возможных растрат, определении зон контроля издержек и постоянной бдительности.

Легче управлять фирмой, состоящей из пятнадцати человек, самому подписывая чеки, чем организацией с 1500 работниками. Так чаще поступают владельцы малого бизнеса, а не руководители крупных компаний. Кроме того, мелкие предприниматели ближе к наличным. Они слышат звук открывающейся кассы, наблюдают затишье в делах, отвечают на звонки клиентов, дают сдачу, работают с кредитными картами, подсчитывают дневную выручку, управляются с депозитами. Они слышат звон упавшего подноса со стаканами, чувствуют приближение трудных времен, суетятся при поломке доставляющей груз машины. Они видят, как приходят и уходят деньги.

Деньги – единственно правильное средство реально подвести итоги. Только с их помощью можно измерить жизнеспособность как компании в целом, так и ее структурных подразделений. Имеющие небольшой бизнес знают о наличных все. Иначе они мгновенно прогорят.

Управляющие крупным бизнесом также знают все о деньгах, хотя самыми информированными чаще оказываются работники, стоящие на нижних ступенях служебной лестницы, те, кто непосредственно имеет дело с клиентами или поставщиками и напрямую связан с приходом и расходом денежных средств.

Он был опытным и умелым руководителем, поэтому ему поручили навести порядок в большой компании с большими проблемами. Его предыдущий опыт заключался в руководстве успешными предприятиями. И тут ему досталась разваливающаяся компания с полутора тысячами сотрудников. Сумасшедший дом! Компьютерная сеть не работала. Отчеты безнадежно опаздывали. Цифры и данные вызывали сомнение. Текучесть кадров была угрожающей. Повсюду работали временные сотрудники. Доставка грузов катастрофически задерживалась. Клиенты кричали, угрожали, уходили. Никто не знал, сколько наличных было на руках в нужный момент. Новый босс обнаружил грузовики поставщиков трех разных компаний, шесть рекламных агентств, собственные рекламный отдел и съемочную группу, четыре кадровых агентства, три бюро путешествий. Проходя по фабрике, он увидел поддоны с неотгруженной продукцией, полки с браком, бункеры с брошенными деталями. В отделе обслуживания надрывались телефонные аппараты. В научно-исследовательском отделе сотрудники играли в покер на офисных компьютерах. На его рабочем столе копились десятки розовых бумажек с номерами телефонов возмущенных клиентов и продавцов, подкинутых ему только потому, что он был новичком.

Он был очень хорошим руководителем с хорошим послужным списком. Его окружали начальники разных рангов, получающие миллионы долларов. Горы отчетов высокооплачиваемых консультантов поднимались до потолка, но этого было явно недостаточно. Он позвонил своему отцу, который благополучно управлял небольшим предприятием, где работали 45 постоянных сотрудников и требуемое по обстоятельствам, переменное число сезонных работников.

– У тебя есть какие-нибудь идеи?

– Подписывай все чеки, – посоветовал отец.

– Я?

– Да.

– Отец, это бизнес с миллиардным оборотом. Здесь каждую неделю тысячи счетов, – попытался возразить сын.

– Купи еще одну ручку.

– Подписывать все чеки?

– Тебе предстоит обнаружить множество скользких существ и подводных камней. За чеками бывают рифы, – сказал отец.

– Ты до сих пор подписываешь все чеки в своей фирме?

– Часто. И я обязательно сам подписываю чеки больше, чем на 5000 долларов, но не раньше, чем задам несколько вопросов.

– Подписывать все чеки? – обреченно уточнил сын.

– Не тяни с платежной ведомостью. Разберись с ней, а потом примешь меры. Начни с первой сотни поставщиков и проверь парней, работающих с ними.

– Ты уверен?

– Компьютерная сеть налажена. Поставки осуществляются вовремя. Клиенты любят нас.

– Хорошо, папа, спасибо!

– Умница! И пиши разборчиво. Перезвони мне позже.

Через полгода компания стала подобна машине, пусть еще не очень хорошо смазанной и не очень хорошо настроенной, но уже управляемой. Босс часто размышлял о том, что ни разу во время всего его обучения бизнесу никто не упомянул о волшебной силе чернил. Никогда и никто. Кроме отца.

Первое, что делают специалисты по оздоровлению бизнеса, – устанавливают контроль над всеми денежными потоками и подписывают или просматривают все счета. Если вы лично подписываете чеки или поручаете эту функцию доверенному лицу, специалисты по оздоровлению вашему бизнесу, скорее всего, не понадобятся.