Искусство напоминания
Электронные письма обычно связаны с просьбами. Либо просят вас – выполнить задание, обдумать предложение или поделиться информацией, – либо просите вы.
Каждый вопрос требует ответа, но многие относятся к электронной почте как к однократному действию. Вы отправляете письмо, и теперь мяч на стороне адресата. Он должен заметить ваше сообщение, тщательно обдумать его и своевременно ответить – так?
Вовсе нет. Предположение, что кто-то имеет возможность (или даже обязан) ответить на ваше письмо – это путь к неудаче. Мы все заняты делом, и нас постоянно отвлекают – а это значит, что мы можем что-то пропустить. В этом нет ничьей вины – это просто факт. И поэтому необходима система слежения за «очередью ожидания».
Многое из того, о чем вы спрашиваете в письмах, связано с задачами, которые перед вами стоят. Если нужно заказать зал для вечеринки, вы отправляете письмо с запросом. Если требуется обновить версию WordPress, вы пишете специалисту. И так далее.
Но отправка письма не означает, что дело сделано. Оно «ожидает» завершения. Это значит, что вы должны следить, действительно ли оно завершено.
Такого рода добросовестное сопровождение – искусство, которое многие недооценивают. Наверное, излишне напоминать о важности завершения дел – как в мире электронной почты, так и в огромном мире за ее пределами. Ниже приводится несколько советов по эффективному сопровождению переписки.
Не стесняйтесь. Некоторые люди не решаются напоминать о себе, боясь показаться чрезмерно назойливыми. Но все как раз наоборот: профессионалов не раздражает такая настойчивость, поскольку они воспринимают ее как признак увлеченности и инициативы. Например, я много раз принимала людей на работу, отвечала на предложения и тратила время на советы именно потому, что человек обращал на себя внимание своей настойчивостью. Напоминая о своем вопросе, вы показываете, что вам не все равно. (Тем не менее все хорошо в меру. Одного или двух напоминаний через разумные промежутки времени, вероятно, достаточно – в противном случае вы попадаете в категорию настоящих раздражителей.)
Правильно выбирайте время. Всем известно, что в определенное время дня или в определенные дни недели почтовый ящик обычно переполнен, – как и тот факт, что людям свойственно отвлекаться. Например, в понедельник утром скапливается много писем, в пятницу вечером и в выходные дни все «отключаются». Если вам необходимо получить ответ, выберите время для напоминания таким образом, чтобы адресат с большей вероятностью обратил внимание на ваше письмо. По моему опыту, лучше отправлять сообщение в нерабочее время, то есть рано утром или поздно вечером.
Кратко изложите суть. Некоторые люди просто повторяют оригинальное сообщение и спрашивают: «У вас была возможность на это взглянуть?» Если адресат не ответил на ваше письмо, то его повторение вряд ли принесет пользу. Лучше оформить оригинальное письмо в виде дополнения и написать краткое резюме с изложением вашей просьбы; в идеале адресат должен иметь возможность ответить вам, не заглядывая в оригинальное сообщение. Если оно было длинным, отошлите за подробностями к нему.
Рассмотрите вопрос под другим углом. Не следует предполагать, что адресат прочел ваше первое письмо, однако вероятность этого все же не равна нулю: не исключено, что он не ответил, потому что вы его не убедили. Стараясь избежать многословия, попробуйте изложить вопрос под другим углом, объяснив, почему ваше предложение достойно внимания. Возможно, одно новое предложение или удачно составленная фраза помогут показать преимущества, которые вы упустили в первом письме. Если напоминание дополнено новой информацией, это свидетельствует о вашем желании работать с адресатом и служит еще одной причиной, чтобы рассмотреть ваше предложение.
Будьте вежливы и неназойливы. В этой книге я постоянно повторяю, что вы не обязаны отвечать всем (если только, например, это не ваш начальник, который может вас уволить). Но не следует забывать, что правило работает в обе стороны: вам тоже не обязаны отвечать, поскольку люди (как и вы сами) могут быть слишком заняты своими делами. Это не означает, что вы не должны беспокоить их напоминаниями – но делать это нужно вежливо и разумно. Можно начать письмо с такой фразы: Я знаю, что вы очень занятой человек, но хотел бы спросить, нашлось ли у вас время обдумать мое предложение относительно… Или что-то в этом роде. Всегда полезно признать, что у адресата много важных дел, среди которых ваша просьба выглядит незначительной.
Действия:
Разработайте систему слежения за «очередью ожидания» за пределами ящика для входящих сообщений.
Если вы предпочитаете бумагу, запишите «очередь ожиданий» на листке-стикере и прикрепите его рядом с письменным столом. Каждый пункт сопроводите датой предполагаемого напоминания. При составлении плана работы этот список будет у вас перед глазами. Если вы человек цифровой эпохи, можно создать отдельный список в программе-органайзере и запрограммировать извещения (например, отправить повторное приглашение Гретхен или повторить предложение Рону), которые в нужное время напомнят вам о необходимости отправить электронное письмо. Конечно, это скучное занятие, но это не значит, что им нужно пренебрегать. Обучение искусству напоминания – важный шаг к успеху.
