ECM-система: зачем нужна и как ее выбрать

Эффективное управление компанией невозможно без комплексного подхода, который объединяет анализ взаимозависимых факторов и их постоянный мониторинг. Контроль над основными бизнес-процессами должен быть не разовым мероприятием, а непрерывным и постоянным. В этом контексте особую роль играет специализированная система ECM – как выбрать подходящую? Что учесть и почему она правда нужна?
 

ECM-системы: каковы их функции и преимущества

ECM — это комплексная система, управляющая всем жизненным циклом неструктурированных данных. Она объединяет все информационные ресурсы организации в единую среду и предлагает удобные инструменты для обработки документов и файлов.

Ключевая цель внедрения ECM-платформы — навести «полный порядок» в работе с неструктурированными данными и автоматизировать связанные с ними процессы в масштабах всей компании. К тому же, система позволяет:
 

• работать с крупными массивами электронных данных различных форматов;
• удобно распределять права пользователей для обеспечения информационной безопасности;
• быстро и удобно классифицировать, а также систематизировать как файлы, так и записи;
• планировать и выполнять мониторинг важных задач.

К тому же, правильно выбранную ECM можно интегрировать с корпоративным ПО для расширения функционала или адаптировать под конкретные нужды компании, подключив специализированные модули.
 

Как выбрать подходящий вариант и что учесть

ECM должна закрывать как актуальные запросы фирмы, так и «работать на перспективу». Поэтому первое требование — масштабируемость. Важно чтобы была возможность увеличить объемы хранения данных, подключать новых пользователей и расширять инструментарий по мере необходимости.

Второй критерий — регистрация в отечественном реестре ПО. В этом случае система будет соответствовать требованиям законодательства и обеспечит налоговые преимущества. Кроме того, это минимизирует риски, связанные с техподдержкой. Большим плюсом будет если платформа поддерживает визуальные конструкторы. Таким образом можно будет изменять приложения без привлечения программистов и сократить затраты на IT-персонал.
 

Пример качественной отечественной ECM-системы

Грамотный выбор ECM-платформы — это инвестиция в цифровую трансформацию, которая повысит операционную эффективность и конкурентоспособность компании. Лучшим решением в РФ можно назвать продукт, который предлагает компания LDM. Она сама создает ПО, внедряет его и оказывает поддержку. С такой системой можно будет удобно хранить электронные документы и вести грамотный документооборот.