Учет, контроль и планирование работы

Попробуйте в течение дня, недели, месяца просто записывать все свои действия и фиксировать затраченное на них время по минутам. Суммируйте затраты времени на схожие дела и проанализируйте полученный результат. У вас получится полная картина реального использования вами времени.

Теперь вы знаете, сколько в действительности тратите времени на те или иные дела. Следующим вашим шагом станут планирование и обзор задач, которые вы должны решить на пути к цели. Важнейшим инструментом планирования времени станет ваш ежедневник. Та сама большая красивая тетрадь, в которой вы записали свои цели.

Опишете задачи, которые вы должны решить, чтобы прийти к каждой цели. У вас есть долгосрочные, промежуточные и краткосрочные цели. Таким образом, планы, как и цели, выстраиваются в цепочку: на день, на неделю, месяц, четверть, полугодие, год. Планирование позволит вам решать задачи без затрат лишних усилий и в наиболее подходящее для этого время. Специалисты по тайм-менеджменту советуют не принимать свой план как догму. Планы должны быть гибкими, время от времени их нужно пересматривать и корректировать.

Поставьте цели. Определите, какие задачи нужно решить, чтобы достигнуть их. Выделите самые важные и срочные задачи и уделяйте им максимум внимания и времени. Так вы можете правильно рассчитать свои силы. Вы будете действовать уверенно и быстро.

Теперь, когда у вас есть список задач, выделите среди них самые приоритетные. То есть те, которым нужно уделять максимум внимания и времени. Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важные» и «срочные». Распределите свои задачи и дела по этим двум колонкам. Вам сразу станет ясно, что надо делать в первую очередь и чему уделять наибольшее внимание. Затем расставьте приоритеты уже внутри этих колонок.

В результате у вас перед глазами будет четкая картина. Вы всегда будете знать, куда вы движетесь, с какой скоростью, что еще вам нужно сделать. Помните историю Флоренс Мэй Чедвик? Так вот, вы теперь четко видите свой берег. Вы можете правильно рассчитать свои силы, а значит, вы можете действовать уверенно.

Прежде чем браться за какое-то дело, представьте карту своих задач и целей и спросите себя: «Я приближаюсь к своей цели?» Если ответ «да», приступайте.